Выплата работникам материальной помощи-112Бух

Выплата работникам материальной помощи-112Бух

Автор: Волкова М.

На практике порой возникают ситуации, когда сотрудник обращается к работодателю за материальной помощью. При наличии финансовой возможности учреждение может оказать такую помощь нуждающимся работникам. В статье напомним, при каких обстоятельствах выплачивается материальная помощь, какие документы необходимо представить, чтобы ее получить, каков порядок ее обложения НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Как правило, сотрудники обращаются к работодателю за материальной помощью при возникновении у них каких-либо особых обстоятельств: рождение ребенка, бракосочетание, юбилей, сложная финансовая ситуация, причинение ущерба какими-либо чрезвычайными ситуациями (пожаром, наводнением и т.д.), необходимость дорогостоящего лечения и т.п. Чтобы работодатель мог выделить сотруднику денежные средства в связи с вышеперечисленными обстоятельствами, последний должен написать заявление и приложить к нему подтверждающие такие обстоятельства документы. Отметим, что размер материальной помощи обычно устанавливается руководителем в зависимости от ситуации и финансовых возможностей учреждения. При этом условия выплаты материальной помощи и ее конкретные размеры определяются локальными нормативными актами учреждения. Кроме того, решение об оказании материальной помощи и установлении ее конкретных размеров принимает руководитель учреждения на основании письменного заявления работника.

Какие документы необходимо приложить к заявлению?

В зависимости от обстоятельств сотрудник должен представить соответствующие документы:

1) в связи с бракосочетанием - копию свидетельства о заключении брака;

2) в связи с рождением ребенка - копию свидетельства о рождении ребенка;

3) в связи со смертью близких родственников (матери, отца, жены, мужа, детей) - копию свидетельства о смерти, копию свидетельства о браке (для жены, мужа), копию свидетельства о рождении (для детей), копии других документов, подтверждающих родство;

4) в связи со смертью самого работника (для родственников) - копию свидетельства о смерти, копию свидетельства о браке (для жены, мужа), копию свидетельства о рождении (для детей). Если нет близких родственников, прилагаются копия свидетельства о смерти, квитанции и чеки, подтверждающие затраты на похороны, ходатайство профсоюза о выделении средств с указанием лица, которому доверяется получить деньги;

5) в связи с чрезвычайными ситуациями (кражей, пожаром, стихийными бедствиями и т.д.) - документы, подтверждающие факт чрезвычайной ситуации, выданные соответствующей организацией;

6) в связи с необходимостью дорогостоящего лечения, протезирования, покупки дорогостоящих лекарств - договор на лечение (операцию), справку (направление) врача, документы, подтверждающие фактическую оплату (платежные документы, накладные, счета, квитанции, иные необходимые документы, оформленные на имя заявителя, чеки на покупку лекарств), рецепты. В случае надобности можно запросить справки соответствующих учреждений, организаций, документы с указанием медицинского учреждения, подтверждающие необходимость платной дорогостоящей медицинской помощи по жизненно важным показаниям;

7) в связи с тяжелым материальным положением (сотрудник, проживает один (одна), имеет инвалидность, одна (один) воспитывает детей, а доходов, кроме зарплаты, нет; многодетная семья, муж (жена) временно не работает и др.) - справку об инвалидности, удостоверение матери-одиночки, копии свидетельств о рождении детей, справку из службы занятости и т.д.

Когда у учреждения есть финансовая возможность помочь работнику, после подачи им заявления с подтверждающими документами руководитель издает приказ о выплате материальной помощи, в котором обязательно прописываются Ф.И.О. лица, которому оказывают материальную помощь, ее размер и источник выплат. Такой приказ составляется в произвольном виде, поскольку унифицированной формы пока не существует.

Налог на доходы физических лиц

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении базы по НДФЛ необходимо учитывать все виды доходов, полученных налогоплательщиком в налоговом (отчетном) периоде как в денежной, так и в натуральной форме. При этом ст. 217 НК РФ установлен перечень выплат, не подлежащих обложению НДФЛ, причем некоторые из них ограничены в размере, а некоторые - нет.

Не ограничен размер не облагаемой НДФЛ части следующих выплат:

1) единовременных выплат (в том числе в виде материальной помощи), осуществляемых работодателями членам семьи умершего или вышедшего на пенсию сотрудника либо работнику, бывшему работнику, вышедшему на пенсию, в связи со смертью члена (членов) его семьи (п. 8 ст. 217 НК РФ);

Обратите внимание! В силу ст. 2 СК РФ членами семьи признаются супруги, родители, дети, усыновители и усыновленные. Кроме того, в ст. 14 СК РФ говорится, что близкими родственниками считаются родственники по прямой восходящей и нисходящей линиям, к которым относятся родители и дети, дедушка, бабушка и внуки, полнородные и неполнородные (имеющие общих отца и мать) братья и сестры.

2) единовременных выплат налогоплательщикам из числа малоимущих и социально незащищенных категорий граждан в виде адресной социальной помощи, оказываемой за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов и внебюджетных фондов согласно программам, утверждаемым ежегодно соответствующими органами государственной власти (п. 8 ст. 217);

3) выплат (включая материальную помощь), осуществляемые налогоплательщикам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством, а также налогоплательщикам, которые являются членами семей лиц, погибших в результате стихийных бедствий или других чрезвычайных обстоятельств, независимо от источника выплаты (п. 8.3 ст. 217);

4) выплат (в том числе в виде материальной помощи), производящихся налогоплательщикам, пострадавшим от террористических актов на территории РФ, и налогоплательщикам, которые являются членами семей лиц, погибших в результате террористических актов на территории РФ, независимо от источника выплаты (п. 8.4 ст. 217).

Ограничен размер не облагаемой НДФЛ части следующих выплат:

1) выплат, осуществляемых работодателями сотрудникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка, выплачиваемых в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения), но не более 50 тыс. руб. на каждого ребенка (п. 8 ст. 217 НК РФ);

Обратите внимание! Не подлежит обложению НДФЛ единовременная материальная помощь при рождении ребенка, предоставляемая в сумме, не превышающей 50 тыс. руб., одному из родителей по их выбору либо двум родителям из расчета общей суммы 50 тыс. руб. (Письмо Минфина России от 24.02.2015 N 03-04-05/8495).

2) материальной помощи, оказываемой работодателями своим сотрудникам, а также бывшим сотрудникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или возрасту, не превышающей 4 тыс. руб. за налоговый период;

3) возмещения (оплаты) работодателями своим сотрудникам, их супругам, родителям, детям (в том числе усыновленным), подопечным (в возрасте до 18 лет), бывшим своим работникам (пенсионерам по возрасту), инвалидам стоимости приобретенных ими (для них) медикаментов, назначенных лечащим врачом. Освобождение от налогообложения в данном случае применяется при представлении документов, подтверждающих фактические расходы на приобретение медикаментов, не превышающие 4 тыс. руб. за налоговый период.

Из приведенных выше положений Налогового кодекса следует, что при обложении НДФЛ сумм материальной помощи, предоставленной работнику, необходимо учитывать нормы ст. 217 НК РФ и вначале определить, выплата какого размера является необлагаемой.

Страховые взносы во внебюджетные фонды

Страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Согласно ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ <1> объектами обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг. Что касается базы для начисления страховых взносов, то она определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 названного Закона, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 данного Закона (ч. 1 ст. 8).

_______________________
<1> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

Как и в случае с НДФЛ, ст. 9 Закона N 212-ФЗ установлены суммы, на которые не начисляются страховые взносы, при этом некоторые суммы ограничены, а другие - нет.

I. Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами, без указания предела:

1) единовременная материальная помощь, оказываемая плательщиками страховых взносов физическим лицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного материального ущерба или вреда здоровью, а также физическим лицам, пострадавшим от террористических актов на территории РФ (пп. "а" п. 3 ч. 1 ст. 9);

2) единовременная материальная помощь, оказываемая плательщиками страховых взносов работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи (пп. "б" п. 3 ч. 1 ст. 9).

Обратите внимание! Минтруд в Письме от 05.12.2012 N 17-3/954 уточнил, что к данным случаям не относится выплата материальной помощи в связи со смертью лиц, не являющихся членами семьи работника согласно Семейному кодексу (например, родителей супруга (супруги)). Следовательно, суммы единовременной материальной помощи, оказываемой работодателем сотруднику в связи со смертью лиц, не поименованных в СК РФ, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

II. Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами, но ограниченные в размере:

1) выплаты работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка в течение первого года после рождения (усыновления (удочерения)), не превышающие 50 тыс. руб. на каждого ребенка (пп. "в" п. 3 ч. 1 ст. 9);

К сведению. Минтруд в Письме от 20.11.2013 N 17-3/1926 отметил: Законом N 212-ФЗ не предусмотрено в случае выплаты организацией указанной материальной помощи обоим родителям ребенка, являющимся работниками данной организации, ограничение сумм материальной помощи размером не более 50 тыс. руб. на каждого ребенка, применяемое в расчете на обоих родителей. Это значит, что освобождение от обложения страховыми взносами названной выплаты материальной помощи в пользу работника (родителя) не зависит от освобождения от уплаты взносов с аналогичной выплаты, произведенной работодателем второму родителю. Кроме того, при выплате организацией в течение первого года после рождения ребенка единовременной материальной помощи обоим родителям, являющимся работниками данной организации, страховыми взносами не облагается сумма материальной помощи в размере не более 50 тыс. руб. на каждого ребенка в отношении каждого из работников-родителей.

2) суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим сотрудникам, не превышающие 4 тыс. руб. на одного сотрудника за расчетный период (п. 11 ч. 1 ст. 9).

Обратите внимание! Если материальная помощь выплачивается не по основаниям, поименованным в п. 3 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, то она облагается страховыми взносами в суммах, превышающих 4 тыс. руб. на одного работника за расчетный период. Такие разъяснения представлены в Письмах Минздравсоцразвития России от 17.05.2010 N 1212-19, от 27.05.2010 N 1354-19, от 05.04.2010 N 5905-17, от 10.03.2010 N 10-4/306657-19.

Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Порядок уплаты данных взносов регулируется Законом N 125-ФЗ <2>.

В силу ст. 20.1 названного Закона объектами обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, осуществляемые страхователями в пользу застрахованных лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховые взносы. При этом ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ установлен перечень необлагаемых выплат, среди прочего в нем указаны не облагаемые страховыми взносами суммы материальной помощи, выдаваемой по тем же основаниям, что поименованы в ст. 9 Закона N 212-ФЗ.

_______________________
<2> Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

При начислении названных страховых взносов необходимо помнить, что на суммы материальной помощи, выплачиваемой работникам по иным основаниям, и на суммы, превышающие указанный предел, будут начисляться взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Такие разъяснения представлены в Письме ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985.

Нюансы учета материальной помощи

Обращаем ваше внимание, что при расчете некоторых выплат суммы материальной помощи следует учитывать с нюансами. Рассмотрим их более подробно.

Расчет алиментов. В настоящее время Постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 N 841 утвержден Перечень видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей. Согласно пп. "л" п. 2 данного Перечня удержание алиментов производится с сумм материальной помощи. Исключение составляет единовременная материальная помощь, выплачиваемая за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов, внебюджетных фондов, за счет иностранных государств, российских, иностранных и межгосударственных организаций, иных источников в связи со стихийным бедствием или другими чрезвычайными обстоятельствами, террористическим актом, смертью члена семьи, а также в виде гуманитарной помощи и выплаты за оказание содействия в выявлении, предупреждении, пресечении и раскрытии террористических актов, иных преступлений.

Расчет заработной платы с учетом районного коэффициента. В ст. 315 ТК РФ сказано, что оплата труда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях осуществляется с применением районных коэффициентов и процентных надбавок. При этом размер районного коэффициента и порядок его применения для расчета зарплаты устанавливаются Правительством РФ (ст. 316). В связи с тем что до настоящего времени не приняты нормативные акты о порядке начисления районного коэффициента и процентной надбавки, необходимо использовать нормативные правовые акты бывшего СССР, действующие на территории РФ в части, не противоречащей Трудовому кодексу (ст. 423). Согласно п. 19 Инструкции N 2 <3> и п. 7 Инструкции N 3 <4> районный коэффициент и процентная надбавка не начисляются на выплаты, носящие разовый характер. К ним, в частности, относятся материальная помощь к отпуску, в связи с рождением ребенка, вступлением в брак, стихийным бедствием, премии, не относящиеся к результатам трудовой деятельности работника (например, премии к юбилейным датам, праздникам и т.д.).

_______________________
<3> Инструкция о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в соответствии с действующими нормативными актами, утв. Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2.

<4> Инструкция о порядке предоставления работникам предприятий, учреждений и организаций, расположенных в Архангельской области, Карельской АССР, Коми ССР в составе РСФСР, в южных районах Дальнего Востока, Красноярского края, Иркутской области, а также в Бурятской АССР, Тувинской АССР и Читинской области, социальных гарантий и компенсаций в соответствии с Постановлением ЦК КПСС, Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 апреля 1972 г. N 255, утв. Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 3.

Кроме того, в Письмах Минтруда России от 23.03.1993 N 517-РБ и от 22.07.1999 N 716-7 даны следующие разъяснения: районный коэффициент не начисляется на материальную помощь, а также на различного рода компенсации, которые установлены в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых или иных обязанностей, и не относятся к заработной плате (например, суточные, надбавка за вахтовый метод).

Из приведенных положений законодательства и разъяснений явствует, что на суммы материальной помощи районный коэффициент не начисляется.

Расчет среднего заработка. Напомним, что средний заработок для оплаты отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск, за время нахождения в командировке рассчитываются в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Положением о особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922. В ст. 139 ТК РФ сказано, что для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных Трудовым кодексом, устанавливается единый порядок ее исчисления. Согласно п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы при расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат. Однако в силу п. 3 названного Положения для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, в частности суммы материальной помощи.

Расчет среднего заработка для выплаты пособий. Данный заработок рассчитывается на основании следующих нормативных документов:

- Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством";

- Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375.

Итак, согласно п. 2 ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ и п. 2 упомянутого Положения в средний заработок, исходя из которого начисляются пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком, включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начислены страховые взносы в ФСС в соответствии с Законом N 212-ФЗ.

Следовательно, суммы материальной помощи, указанные в п. 3 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, а также суммы, не превышающие 4 тыс. руб. за отчетный период, не учитываются при расчете среднего заработка для выплаты названных пособий. По другим основаниям суммы материальной помощи, превышающие 4 тыс. руб. в расчете на одного работника за календарный год, включаются в средний заработок для расчета пособий, поскольку на эти суммы начисляются страховые взносы в общеустановленном порядке.

* * *

В заключение еще раз обратим ваше внимание, что суммы материальной помощи не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, только если основание такой выплаты указано в ст. 217 НК РФ, ст. 9 Закона N 212-ФЗ и ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ. Все остальные суммы материальной помощи облагаются ими в общеустановленном порядке.