Автор: Островская А.
Любая компания в своей деятельности периодически сталкивается с увольнениями работников. Причем уволиться сотрудник может как по собственной инициативе, так и по инициативе работодателя. Мы расскажем о том, как правильно уволить работника, рассчитаться с ним и заплатить налоги.
Все основания прекращения трудового договора прописаны в ст. 77 Трудового кодекса РФ. Перечень оснований, указанных там, достаточно большой (11 оснований), при этом перечень является открытым. Мы не будем рассматривать абсолютно все основания для увольнения, а остановимся только на самых распространенных.
Увольнение по собственному желанию
Общие принципы
Самое распространенное основание - увольнение по собственному желанию. Порядок увольнения по данному основанию предусмотрен в ст. 80 ТК РФ.
В этом случае от работника необходимо письменное заявление на увольнение. Оно составляется на имя генерального директора, и в нем указывается дата увольнения. Датой увольнения является последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Работник может подать заявление лично или направить его по почте (Письмо Роструда от 05.09.2006 N 1551-6).
При получении заявления об увольнении работодателю нужно обратить внимание на следующее. Во-первых, заявление должно содержать четкую формулировку, из которой следует, что работник желает прекратить трудовые отношения ("прошу уволить", "прошу расторгнуть трудовой договор" и т.п.). Во-вторых, в заявлении должен быть указан последний день работы. При этом следует избегать конструкции с предлогом "с" (например, "прошу уволить меня с 15 октября"), поскольку в таком случае неясно, какой именно день будет последним днем работы (14 или 15 мая). Поэтому желательно, чтобы работник указывал последний день работы без предлога "с". Например, вот так: "Прошу уволить меня 15 октября". В этом случае последним днем работы и, соответственно, днем увольнения будет считаться 15 октября.
Следует учитывать, что существует минимальный срок предупреждения работником о своем решении уволиться. В большинстве случаев этот срок составляет две недели (ст. 80 ТК РФ). Но бывают исключения. Например, если увольняющийся работник находится на испытательном сроке, то предупредить о своем увольнении он должен за три дня (ст. 71 ТК РФ). В отношении руководителя компании срок длиннее: о своем увольнении он должен предупредить собственника имущества организации или его представителя не позднее чем за один месяц (ст. 280 ТК РФ).
Но по договоренности между работником и работодателем возможно увольнение и до истечения срока предупреждения (абз. 2 ст. 80 ТК РФ). Отметим, что, вопреки распространенному заблуждению, две недели - это срок предупреждения работодателя об увольнении, а не срок отработки, то есть срок, в течение которого работник обязательно должен работать. В течение указанного срока работник может также быть и нетрудоспособен либо находиться в отпуске. Срок предупреждения не продлевается на время отсутствия работника на рабочем месте.
Работник желает отдохнуть перед увольнением
Часто сотрудник, имеющий неиспользованные дни отпуска, желает использовать их перед увольнением. В данной ситуации днем увольнения будет считаться последний день отпуска (ст. 127 ТК РФ). Но следует знать, что предоставление работнику неиспользованного отпуска с последующим увольнением является правом работодателя, а не его обязанностью (Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).
Поэтому работодатель может на вполне законных основаниях отказать увольняющемуся сотруднику в отпуске, выплатив за неиспользованные дни отпуска соответствующую компенсацию.
Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ст. 84.1 ТК РФ). Работник должен быть ознакомлен с этим приказом под подпись. В последний день работы перед отпуском сотруднику нужно выдать трудовую книжку и произвести с ним все денежные расчеты.
Расчеты с увольняющимся
Перед тем как распрощаться с сотрудником, компания, безусловно, должна произвести с ним все необходимые расчеты.
В первую очередь сотруднику полагается выплатить заработную плату за дни, отработанные в месяце расторжения трудовых отношений (с зачетом аванса, если таковой выплачивался за этот месяц). Если к моменту увольнения работника вы не удержали НДФЛ с полученного им в счет зарплаты аванса, то это надо сделать при окончательном расчете (Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610).
Также увольняющемуся работнику полагается компенсация за неиспользованные дни отпуска, если таковые имеются. Сумму такой компенсации компания включает в расходы при налогообложении прибыли (п. 8 ст. 255 НК РФ). Компенсация, выплачиваемая за неиспользованный отпуск работнику при его увольнении, облагается НДФЛ, поскольку она не отнесена к компенсациям, освобождаемым от налогообложения (абз. 6, 7 п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы также придется исчислить, поскольку компенсация за неиспользованные дни отпуска при увольнении исключена из перечня "льготируемых" сумм (пп. "д" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).
Бывает так, что работник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпуск. В этом случае за неотработанные дни отпуска работодатель может произвести удержание из его последней зарплаты (ст. 137 ТК РФ, п. 2 Письма Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). Однако следует помнить, что по общему правилу размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Поэтому, если с учетом этого ограничения работодатель не смог удержать с работника при увольнении всю сумму, оставшуюся часть работник может добровольно внести в кассу или перечислить на банковский счет фирмы.
Но если сотрудник откажется это сделать, работодатель не сможет взыскать оставшуюся сумму через суд, так как основания для взыскания задолженности в судебном порядке у работодателя отсутствуют в силу ч. 4 ст. 137 ТК РФ. Данный вывод подтверждается и судебной практикой (Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18, Апелляционное определение Московского городского суда от 04.12.2013 по делу N 11-37421/2013).
В этой связи хотим обратить ваше внимание на Письмо Минфина России от 17.06.2014 N 03-04-06/28915. В нем сказано, что если фирма при окончательном расчете с увольняющимся работником не смогла взыскать через суд задолженность за использованные авансом дни отдыха, то в случае отказа работника добровольно погасить долг эта сумма по истечении срока исковой давности рассматривается как прощение долга работника. А значит, как утверждает ведомство, с этого момента у бывшего работника (должника) возникает экономическая выгода в виде суммы не возвращенной им задолженности и, соответственно, доход, подлежащий обложению НДФЛ по ставке 13%. Хотя с приведенными выводами можно поспорить, но смысла в этом особого нет. Ведь все равно компания не сможет удержать с бывшего работника соответствующую сумму налога. Поэтому в данной ситуации ей следует только сообщить в инспекцию о сумме налоговой задолженности и невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Увольнение по соглашению сторон
Общие принципы
Трудовой договор может быть в любое время расторгнут по соглашению его сторон (ст. 78 ТК РФ). Инициатором расторжения договора по данному основанию может являться как работник, так и работодатель. Обращаем внимание, что в ст. 78 ТК РФ не сказано, как нужно оформить соглашение сторон о расторжении трудового договора. Поэтому возможно как заключение отдельного документа - соглашения, так и составление работником заявления об увольнении, на котором ставится виза работодателя "согласен".
По мнению чиновников, соглашение можно заключить в любое время до дня, с которого стороны желают прекратить отношения (Письмо Минтруда России от 10.04.2014 N 14-2/ООГ-1347). В соглашении нужно указать дату (то есть последний день работы) и основание расторжения договора (соглашение сторон).
Особенностью данного основания увольнения является то, что работник не обязан предупреждать компанию за две недели. К такому виду увольнения компании выгодно прибегать в случаях, когда сам работник не жаждет уволиться, а на место этого работника у работодателя уже имеется более подходящая кандидатура. Либо когда в компании уменьшился объем работ, в связи с чем содержать кадровую единицу стало накладно, а с сокращением численности фирме не хочется связываться.
В этом случае, чтобы добиться согласия работника на такое увольнение, компания может предложить ему некую денежную компенсацию сверх сумм, полагающихся ему по закону (зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск). Размеры таких отступных нужно предусмотреть в соглашении о расторжении договора.
Отступные
Что касается выплат увольняющемуся работнику, то работодатель обязан выплатить все то, о чем мы писали выше. Каких-либо особенностей относительно увольнения именно по соглашению сторон не существует.
Однако, как мы уже отметили ранее, при увольнении по соглашению сторон компания может предусмотреть дополнительную компенсацию - так называемое выходное пособие или отступные. Можно ли учесть ее при налогообложении прибыли?
Да, можно. Это следует из новой редакции п. 9 ст. 255 НК РФ, которая действует с 1 января 2015 г. Она гласит, что к расходам на оплату труда относятся выходные пособия увольняемым работникам, предусмотренные соглашениями о расторжении трудового договора. И Минфин России в своих разъяснениях это подтверждает (Письма Минфина России от 19.03.2015 N 03-03-06/1/15130, от 01.09.2015 N 03-03-06/50172).
НДФЛ с суммы отступных не удерживается, если выплаты не превышают трехкратный размер среднемесячного заработка. Такие разъяснения содержатся в многочисленных Письмах Минфина (от 18.11.2014 N 03-04-06/58199, от 25.10.2013 N 03-04-06/45121, от 06.08.2012 N 03-04-06/8-220).
Что касается страховых взносов на суммы отступных, выплачиваемых при увольнении по соглашению сторон, то с этого года их начислять не нужно. Это связано с последними изменениями, внесенными в пп. "д" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ. Из новой редакции данного подпункта следует, что выходное пособие, сумма которого не превышает трехкратный размер среднемесячного заработка, не облагается страховыми взносами. И чиновники подтверждают, что данный вывод относится к любому увольнению, в том числе увольнению работника по соглашению сторон (Письма Минтруда России от 29.04.2015 N 17-4/В-226, от 24.09.2014 N 17-3/В-449, Приложение к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250).
Сокращение численности
Общие принципы
Трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случае сокращения численности или штата работников (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При сокращении численности происходит уменьшение штатных единиц по определенной должности. Например, вместо трех юристов в штатном расписании остается один. А при сокращении штата происходит полное исключение из штатного расписания некоторых должностей. Например, позиция помощника юриста исключается из штатного расписания вовсе.
Некоторых сотрудников нельзя сокращать. Это касается беременных сотрудниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, матерей-одиночек, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет), а также других лиц, воспитывающих указанных детей без матери. Также нельзя сокращать тех работников, которые являются единственными кормильцами в семье с ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет или кормильцами ребенка до трех лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель не работает (ст. 261 ТК РФ).
Следует также знать о том, что существует преимущественное право на оставление на работе. Например, если принято решение сократить штат юристов на одну единицу, работодателю нужно из нескольких юристов выбрать того, кого придется уволить, и этот выбор должен быть обоснован. В ст. 179 Трудового кодекса РФ четко сказано, что при сокращении численности или штата работников преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.
Если на период проведения сокращения в компании имеются вакантные должности, работодатель обязан предложить их сотруднику, попадающему под сокращение (ст. 180 ТК РФ). При этом предлагаемая должность может быть и ниже той, что сотрудник занимал ранее. Соответственно, она может быть и оплачиваема в меньшем размере. А может ли компания предлагать сокращаемому сотруднику работу, требующую более высокой квалификации? Может, но не обязана. Пленум Верховного Суда РФ пояснил, что при решении вопроса о переводе работника на другую работу необходимо учитывать реальную возможность работника выполнять предлагаемую ему работу с учетом его образования, квалификации, опыта работы (п. 29 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).
А обязана ли компания в обязательном порядке предлагать должность сотрудницы, находящейся в декретном отпуске? Этот вопрос часто волнует кадровиков на практике. Из ст. 180 ТК РФ следует, что при проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность) в соответствии с ч. 3 ст. 81 ТК РФ. Большинство судов считает, что речь идет о тех вакансиях, которые являются свободными на постоянной, а не временной основе. Так, Вологодский областной суд вАпелляционном определении от 27.03.2014 N 33-1342/2014 указал, что должности, занимаемые сотрудниками, находящимися в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком, не являются вакантными и предлагать такие должности сокращаемым сотрудникам работодатель не должен. Аналогичные выводы сделаны в Апелляционных определениях Тульского областного суда от 10.07.2014 по делу N 33-1660, Верховного Суда Республики Башкортостан от 15.07.2014, Ульяновского областного суда от 12.08.2014 по делу N 33-2399/2014, Костромского областного суда от 10.07.2013.
Порядок действий
Обратите внимание, что о предстоящем сокращении сотрудники должны быть предупреждены заранее. Срок предупреждения - не менее чем за 2 месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ). Однако компания, заручившись письменным согласием работника, может сократить его и раньше. В этом случае сотруднику положена дополнительная компенсация, размер которой определяется исходя из среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения о сокращении.
Сначала руководитель компании издает приказ о сокращении численности или штата, в котором указаны должности, подлежащие сокращению, и количество сокращаемых штатных единиц. Этот документ оформляется не менее чем за 2 месяца до предполагаемого начала увольнений.
Одновременно готовится новое штатное расписание. Соответственно, составляется и приказ об утверждении нового штатного расписания. В нем указывается, с какой даты начинает действовать новое штатное расписание. В приказе также может отражаться численность работников и утвержденный фонд оплаты труда в соответствии с новым штатным расписанием.
Сотрудники, попадающие под сокращение, предупреждаются о предстоящем увольнении. Для этого составляется уведомление о расторжении трудового договора (уведомление о сокращении штата или численности, уведомление о предстоящем увольнении) с указанием даты ознакомления и подписи работника. Дата ознакомления должна быть не менее чем за 2 месяца до увольнения.
Составляются уведомления о предложении работнику другой вакантной должности (в том случае, если таковые имеются). В уведомлении сотрудники должны поставить свою подпись и в случае отказа от предложенной вакансии зафиксировать свой отказ в данном документе. Период, в течение которого работник может согласиться на предложенную вакансию или отказаться от нее, законодательно не установлен. Поэтому работник вправе обдумывать предложение до истечения срока предупреждения об увольнении.
О предстоящем сокращении работодатель уведомляет службу занятости. Форма уведомления содержится в Постановлении Правительства РФ от 05.02.1993 N 99 (Приложение N 2). Там указываются Ф.И.О. сокращаемых работников, их образование, профессия (или специальность), квалификация, а также их средняя заработная плата. Но региональные центры занятости могут утвердить и свои формы подачи сведений о сокращаемых работниках. Уведомлять службу занятости следует не позднее, чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий (при массовом увольнении - за 3 месяца).
Заключительным этапом процедуры сокращения является издание приказа о расторжении трудового договора с работником и внесение записей в трудовую книжку о расторжении трудового договора. Запись будет выглядеть так: "Уволен в связи с сокращением численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации". В день увольнения, то есть в последний день работы, компания обязана выдать сотруднику трудовую книжку и выплатить все необходимые суммы.
Таков алгоритм действий, применяемый в компаниях, не имеющих профсоюза.
Полагающиеся выплаты и налогообложение
Сокращаемому работнику полагается заработная плата за дни, отработанные в месяце увольнения (с зачетом аванса, если он выплачивался за этот месяц). Если к моменту увольнения работника вы не удержали НДФЛ с полученного им в счет зарплаты аванса, то это надо сделать при окончательном расчете (Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610).
Если у сокращаемого сотрудника имеются неиспользованные дни отпуска, то ему нужно выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Здесь хотим обратить внимание на один очень важный момент. Дело в том, что в отношении сотрудников, увольняемых по сокращению, действует особый порядок расчета дней неиспользованного отпуска.
Так, если в последний рабочий год такой сотрудник проработал более 5,5 месяца, то компенсация за этот рабочий год выплачивается в полном размере.
Это следует из пп. "а" п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.1930 N 169 и Рекомендаций Роструда, утвержденных Протоколом от 19.06.2014 N 2. Данный вывод подтверждается и судебной практикой (Апелляционные определения Мурманского областного суда от 24.06.2015 N 33-1833-2015, Верховного Суда Республики Карелия от 01.07.2014 по делу N 33-2469/2014, Иркутского областного суда от 12.11.2014 по делу N 33-9318/2014). Однако существует и противоположная практика (Апелляционное определение Московского городского суда от 08.04.2014 по делу N 33-10984/2014 г.). Но такие решения встречаются достаточно редко.
Сумму компенсации за неиспользованный отпуск компания вправе отнести в состав расходов на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК РФ). Она облагается и НДФЛ, и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. "д" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).
А если сокращаемый работник в свой последний рабочий год уже воспользовался отпуском, отгуляв его полностью? В этом случае компания не вправе удержать с него часть отпускных, приходящихся на не отработанные в последнем рабочем году дни (ст. 137 ТК РФ).
Помимо данных выплат, компания обязана выплатить сокращаемому работнику выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ст. 178 ТК РФ).
Кроме этого, за сокращенным работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). Эту выплату работник получит после того, как напишет в организацию соответствующее заявление и представит трудовую книжку, подтверждающую, что в это время он нигде не работал.
В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником и в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.
Для выплаты за третий месяц физическое лицо обязано представить в компанию документ из службы занятости. Кстати, размеры выходного пособия могут быть выше, если это предусмотрено трудовым или коллективным договором.
Суммы выходного пособия, а также выплачиваемого впоследствии среднемесячного заработка компания может учесть при налогообложении прибыли в составе расходов на оплату труда (п. 9 ст. 255 НК РФ, Письмо Минфина России от 16.07.2014 N 03-03-06/1/34828).
Эти суммы не должны облагаться НДФЛ, если их общая сумма "укладывается" в трехкратный размер среднего месячного заработка (п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем это касается и ситуации, когда данные суммы выплачиваются в разных налоговых периодах.
Как отметил Минфин России в Письме от 21.08.2015 N 03-04-05/48347, такие выплаты в целях освобождения от уплаты НДФЛ должны учитываться суммарно. Если общая сумма превышает лимит, то НДФЛ облагается только сумма превышения. Такой же порядок с 1 января 2015 г. действует и в отношении страховых взносов (пп. "д" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).
